Como organizar uma boa formatura
Organizar uma formatura não é tarefa fácil. Estaremos cuidando do dinheiro de outras pessoas, e não será pouco dinheiro.
O objetivo da formatura deve ser sempre proporcionar o melhor evento possível para todos os formandos, gastando o mínimo possível.
1- A comissão:
A comissão de formatura é o grupo de pessoas que representará as vontades da turma e exercera as atividades em nome de todos os Formandos.
2- Integrantes:
Uma comissão deve possuir vários integrantes, cada um com sua função.
Estes são:
.: Presidente: Toma decisões gerais, pesquisa valores, entra em contato com fornecedores, transmite as decisões para os formandos. Em suma, coordena todas as ações da comissão.
.: Vice Presidente: Na falta do presidente, este assume seu cargo.
.: Tesoureiro: No mínimo dois. São eles que irão efetuar pagamentos, cobrar mensalidades, fazer o demonstrativo de gastos e ganhos e definir valores
.: Escrivão Ou Secretario: Registrara as decisões tomadas em reuniões para que sempre haja prova das decisões.
.: Eventos: Integrantes que organizarão festas, eventos, rifas, etc a fim de arrecadar fundos.
3- O Estatuto Social
Uma vez definido quem serão os integrantes da comissão, deve-se estabelecer as regras gerais da comissão, sendo todas redigidas em um documento chamado Estatuto.
Veja nos arquivos do Portal ABC o modelo.
3. A Forma da Comissão
A comissão age como uma empresa.
Portanto, quem assina contratos, paga contas, e até mesmo a conta no banco estará vinculada a Comissão, e não aos presidentes ou integrantes da comissão.
Para tanto, é necessário criar uma pessoa jurídica (A Comissão).
Isto pode ser feito através de um contador, por um valor que varia entre 500 e 1000 reais. Não se engane: vale a pena pagar tais valores para evitar maiores problemas.
4 - A arrecadação de Capital:
A arrecadação é realizada normalmente de duas Formas:
.: cobrança de parcelas mensais
.: realização de eventos.
A cobrança de parcelas mensais é praticamente obrigatória, uma vez que a realização de eventos normalmente não consegue cobrir todos os custos da formatura.
5 - Controlando Despesas e Receitas.
Os tesoureiros têm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura.
Este documento é chamado de Fluxo de Caixa.
6-Controlando Pagamentos, Juros e Multas
Também Cabe aos tesoureiros controlar as dividas e pagamentos de cada formando, aplicando multa e juros quando necessário.
Este controle deve ser feito mensalmente e cabe à comissão de formatura informar os pagamentos efetuados no fluxo de caixa tratado no tópico anterior, bem como informar sempre que requerido qual o status atual da dívida do formando para com a Comissão de Formatura.
6- Assembléias:
Todas as decisões Administrativas da comissão devem ter aprovação em assembléia.
Apos a aprovação e necessário reduzir em ata o que foi decidido e esta ata deve ser assinada pelo presidente da comissão de formatura.
7- Mantendo a Ordem
Depois de definidas as regras para a formatura (no estatuto e nas atas), cabe à Comissão seguir as regras aplicá-las de forma rígida!
Não tenha medo de desligar um aluno que não paga da comissão, não ceda a pressões para mudar algo decidido em assembléia e não se envergonhe em cobrar dívidas dos formandos.
Enfim: Aproveite a oportunidade para aprender tudo que puder e tenha uma
ÓTIMA FORMATURA!!! |
